Privacy Policy

Última actualización: Noviembre 2025

1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

HIREVOICE, S.L. con domicilio social en C/ Travessera de Gracia, 15, Sobreático 3, 08021, Barcelona, N.I.F. B23903230, correo electrónico gdpr@hirevoice.com, (en adelante referido por su nombre comercial, “HIREVOICE”) actúa en dos condiciones diferentes en función de los datos tratados:

HIREVOICE es el Responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través del sitio web hirevoice.com y de la plataforma HIREVOICE relativos a sus clientes empresariales, usuarios corporativos, personas de contacto, datos de facturación y cualquier otro dato tratado para la gestión de la relación contractual con empresas clientes.

HIREVOICE actúa como Encargado del Tratamiento respecto de los datos personales de candidatos que participan en procesos de selección gestionados a través de su plataforma por cuenta de sus empresas clientes, que son las Responsables del Tratamiento de dichos datos conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales del Usuario se tratarán para las siguientes finalidades:

Gestión de clientes empresariales y acceso a la plataforma. Los datos tratados con esta finalidad incluyen nombre y apellidos de las personas de contacto, cargo, dirección de correo electrónico profesional, teléfono móvil profesional, denominación social de la empresa cliente, CIF, dirección fiscal, credenciales de acceso (usuario y contraseña encriptada) y datos de facturación. La base jurídica del tratamiento es la ejecución del contrato de prestación de servicios. Los datos se conservarán durante la vigencia de la relación contractual y, tras su finalización, durante los plazos de prescripción de responsabilidades legalmente previstos y los plazos de conservación contable y fiscal legalmente previstos.

Prestación de servicios de entrevistas de voz mediante inteligencia artificial (como Encargado del Tratamiento). Esta finalidad implica el tratamiento de datos personales de candidatos que incluyen nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono, datos profesionales del CV, grabaciones de voz de las entrevistas realizadas, respuestas proporcionadas durante las entrevistas, evaluaciones y scoring generados por la inteligencia artificial, datos de navegación en la interfaz de entrevista y cualquier otra información que el candidato facilite voluntariamente durante el proceso de selección. El tratamiento tiene como objetivo realizar entrevistas de voz automatizadas, evaluar competencias y habilidades profesionales, generar informes y análisis de candidatos para apoyar la toma de decisiones de selección de personal por parte del cliente responsable. La base jurídica del tratamiento de datos de candidatos por parte del responsable (empresa cliente) es la ejecución del contrato de trabajo o medidas precontractuales solicitadas por el candidato conforme al artículo 6.1.b RGPD, o el interés legítimo del responsable en evaluar la idoneidad de candidatos conforme al artículo 6.1.f RGPD. HIREVOICE trata estos datos en calidad de encargado del tratamiento únicamente siguiendo las instrucciones documentadas de la empresa cliente conforme al artículo 28 RGPD. Los datos se conservarán según las instrucciones del cliente responsable y serán suprimidos o devueltos una vez finalice la prestación de servicios, salvo obligación legal de conservación.

Atención al cliente  y soporte técnico. Se tratan datos de contacto de las personas que realizan consultas (nombre, email, teléfono), contenido de las comunicaciones, historial de incidencias técnicas y registros de interacciones con el servicio de atención al cliente con la finalidad de responder consultas sobre el funcionamiento de la plataforma, resolver incidencias técnicas y proporcionar soporte. La base jurídica es el interés legítimo de  HIREVOICE en prestar un servicio de calidad y atender las solicitudes de sus clientes. Los datos se conservarán hasta la resolución de la consulta o incidencia y, tras ello, durante los plazos de prescripción de responsabilidades legalmente previstos.

Envío de comunicaciones comerciales y newsletter. Cuando el Usuario lo consienta expresamente, o cuando se base en el interés legítimo de HIREVOICE en el caso de clientes existentes, se utilizará su dirección de correo electrónico profesional para enviar información sobre actualizaciones de la plataforma, nuevas funcionalidades, recursos educativos sobre procesos de selección, mejoras prácticas en reclutamiento mediante inteligencia artificial, webinars, eventos del sector y ofertas relacionadas con los servicios de HIREVOICE. El consentimiento puede retirarse en cualquier momento mediante el enlace de baja incluido en cada comunicación. Los datos se conservarán hasta que el Usuario retire su consentimiento o manifieste su oposición y, tras ello, durante los plazos de prescripción legalmente previstos.

Mejora de la plataforma  y análisis estadístico. HIREVOICE utiliza datos agregados y anonimizados sobre uso de la plataforma por parte de empresas clientes, patrones de utilización de funcionalidades, métricas de rendimiento del sistema y funcionalidades más utilizadas para mejorar la experiencia de usuario, desarrollar nuevas funcionalidades, optimizar el rendimiento de la plataforma y realizar análisis estadísticos. La base jurídica es el interés legítimo de HIREVOICE en mejorar sus servicios. Los datos anonimizados pueden conservarse indefinidamente con fines estadísticos.

3. DECISIONES AUTOMATIZADAS Y ELABORACIÓN DE PERFILES

HIREVOICE utiliza tecnología de inteligencia artificial para analizar entrevistas de voz y generar evaluaciones automatizadas de candidatos en procesos de selección. Conforme al artículo 22 RGPD, los candidatos tienen derecho a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos o les afecten significativamente de modo similar. Los candidatos tienen derecho a obtener intervención humana por parte del Responsable del Tratamiento (empresa cliente), expresar su punto de vista, obtener una explicación sobre las evaluaciones realizadas e impugnar la decisión adoptada. Las empresas clientes que utilizan HIREVOICE deben garantizar que las decisiones finales de contratación incluyen supervisión y validación humana, no basándose exclusivamente en las evaluaciones automatizadas proporcionadas por la plataforma.

4. DESTINATARIOS

HIREVOICE no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales. HIREVOICE podrá comunicar los datos a Administraciones Públicas para el cumplimiento de obligaciones legales y a Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y/o Juzgados y Tribunales cuando sean requeridos en el marco de una investigación o procedimiento judicial.

También podrá comunicar los datos de clientes empresariales a las siguientes categorías de encargados del tratamiento: [indicar proveedores específicos[1] ]. Todos los encargados del tratamiento han suscrito los correspondientes contratos[2]  que garantizan la confidencialidad y seguridad de los datos personales conforme al artículo 28 RGPD.

Cuando HIREVOICE actúe como encargado del tratamiento, únicamente subcontratará otros encargados (subencargados) con la autorización previa del cliente responsable.

Algunos de dichos encargados pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo[3] , en cuyo caso HIREVOICE habrá adoptado previamente las garantías adecuadas en materia de protección de datos, tales como cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea o decisiones de adecuación de la Comisión Europea.

5. DERECHOS

Los interesados pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y oposición, así como retirar en cualquier momento el consentimiento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a su retirada, enviando su solicitud a HIREVOICE, C/ Travessera de Gracia, 15, Sobreático 3, 08021, Barcelona, o a la dirección de correo electrónico gdpr@hirevoice.com.

Los candidatos que participan en procesos de selección gestionados a través de HIREVOICE deben ejercer sus derechos dirigiéndose directamente a la empresa cliente responsable del proceso de selección, cuyos datos de contacto deben haberles sido facilitados.

En todo caso, los interesados tienen derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si lo estiman oportuno.

6. MEDIDAS DE SEGURIDAD

HIREVOICE ha implementado las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales tratados y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, conforme al artículo 32 RGPD. Cuando HIREVOICE actúa como encargado del tratamiento, implementa medidas adicionales específicas para garantizar la segregación lógica de datos entre diferentes clientes responsables, evitando cualquier acceso cruzado entre procesos de selección de diferentes empresas.

 7. OBLIGACIONES DE HIREVOICE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Cuando HIREVOICE actúa como Encargado del Tratamiento respecto de los datos de candidatos, conforme al artículo 28 RGPD, HIREVOICE se compromete a tratar los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable, garantizar que las personas autorizadas se han comprometido a respetar la confidencialidad, aplicar todas las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad, no subcontratar sin autorización previa por escrito del responsable, asistir al responsable en el cumplimiento en sus obligaciones de respuesta al ejercicio de derechos, asistir al responsable en la realización de evaluaciones de impacto cuando proceda, suprimir o devolver todos los datos personales al responsable una vez finalice la prestación de servicios y poner a disposición del responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones y permitir auditorías.

8. MENORES DE EDAD

Los servicios de HIREVOICE  están dirigidos exclusivamente a empresas en el ámbito de procesos de selección de personal profesional. HIREVOICE no trata conscientemente datos de menores de 18 años. Los candidatos que participen en procesos de selección deben ser mayores de edad conforme a la legislación laboral aplicable. Si se detectara el tratamiento de datos de un menor, HIREVOICE procederá a su eliminación inmediata.

 9. ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

HIREVOICE se reserva el derecho de modificar la presente política para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales. En dichos supuestos, anunciará en esta página los cambios introducidos con razonable antelación a su puesta en práctica.